O Thunders possui de forma nativa, uma funcionalidade de assinatura digital ou eletrônica para que haja maior agilidade na celebração de contratos, o que provoca, também, uma automatização dos fluxos, ou seja, a medida que a parte e a contraparte assinam, o contrato move-se no fluxo, até que seja concluído o processo.

Essa função se encontra na página de “Configurações”, na aba de “Assinatura Digital”, acessando Global > Jurídico > Configurações > Assinatura digital, essa funcionalidade está atrelada as plataformas de assinaturas digitais da CertiSign e da DocuSign, ou seja, é necessário contratar o serviço da certificadora, para que se possa fazer a integração com o Thunders. Ela permite ter tanto a assinatura digital, que exige um certificado, quanto a assinatura eletrônica, que utiliza código de segurança, a depender do que cada empresa adotar.

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Primeiros passos

Caso seja a primeira vez usando o Thunders ou o módulo jurídico, será necessário efetuar algumas configurações iniciais para automatizar a assinatura de contratos.

Criar um fluxo para assinatura digital

Você pode criar um fluxo para que todos os contratos com assinatura digital ou eletrônica sejam adicionados automaticamente quando criados no módulo jurídico. Para isso, dentro do módulo Jurídico, vá em Contratos e clique no botão Novo fluxo no canto superior direito.

No modal que abrir, preencha o nome do fluxo, a categoria, se o fluxo será padrão ou não e mantenha Status como Ativo. Na opção Definir automação do fluxo, clique na opção Adicionar novo campo. Nos campos que surgirem, escolha no campo 1 "Origem", no campo condição "Igual a" e no último campo, a opção "Balcão - Assinatura digital". Caso o usuário necessite, é possível adicionar novos campos como contraparte, para o fluxo agrupar todos os contratos de determinada contraparte. Agora é só clicar em Salvar fluxo e pronto!

Automatizando operações

Nas operações criadas após o cadastro do fluxo de assinatura digital, você pode automatizar a inclusão do contrato da operação no fluxo recém criado escolhendo a opção "Balcão - Assinatura digital" no campo Origem. Assim ao confirmar a operação, o contrato relacionado aparecerá automaticamente no fluxo de assinatura digital que criamos anteriormente.

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Ativando a assinatura digital

Com um fluxo criado, vamos configurar os contatos, alçadas e ativar a assinatura digital para os contratos.

1. Cadastrando contatos

Os contatos serão usados para definir as alçadas da parte e contraparte. Para criar um novo contato, é necessário acessar o módulo de CRM e seguir para a aba Contatos, para isso acesse Global > CRM > Contatos. Nessa tela, no canto superior direito clique em "Cadastrar". Digite o nome do contato, escolha as empresas relacionadas ao contato, o e-mail e Telefone. O cargo e área são opcionais, porém para assinatura digital, o campo CPF é obrigatório. Após preencher as informações é só clicar em Salvar.

2. Definindo alçadas

Agora precisamos definir as alçadas de cada contato da empresa. Para isso, acesse Global > CRM > Empresas, nessa tela é apresentada uma grid com a relação das empresas cadastradas. Basta clicar no lápis de edição na linha de uma empresa e em seguida na aba Alçada. Os contatos cadastrados no passo anterior aparecerão aqui, agora é só definir o tipo de assinatura para cada contato. Nem todos os contatos precisam ter um tipo de assinatura definido, mas para a assinatura digital funcionar pelo menos um contato precisa ter a assinatura do tipo Representante legal ou Procurador, os contatos também podem ter mais de um Tipo de assinatura.

3. Ativando a Certisign ou Docusign

Após feitas todas as configurações, precisamos ativar a assinatura digital, escolhendo a Certisign ou a Docusign, esse passo só precisará ser efetuado uma única vez. No módulo Jurídico, acesse a aba Jurídico > Configurações e na tela que abrir a aba Assinatura digital. Nela, clique na opção Certisign ou Docusign e nos campos que abrirem, preencha o Remetente e E-mail do remetente. Essas serão as informações que aparecerão no e-mail enviado para cada assinante. Também é necessário preencher o Token da Certisign ou da Docusign e clicar em ativar. O token pode ser copiado diretamente de sua página da Certisign ou da Docusign e colado nessa tela do Thunders.

Caso as configurações não tenham sido preenchidas, também é necessário preencher essa parte. Em caso de dúvida, o link Veja como configurar, tem um passo-a-passo informando como preencher essa parte.

Com tudo preenchido, agora a assinatura digital já está disponível para seus contratos.

4. Ativando a assinatura digital em um contrato

Com todas as informações inseridas e configurado, você pode ativar a assinatura digital para seus contratos. Dentro do módulo Jurídico, acessando a aba contratos, siga para o fluxo Assinatura digital e clique no ícone azul dentro do card do contrato, nas opções selecione "Assinatura digital".

No modal que abrir, escolha o arquivo do contrato (caso já tenha um arquivo anexado, não é necessário um novo upload) e escolha os assinantes da parte e contraparte. Para cada assinante é preciso definir como cada um assina (pelo menos um assinante da parte e contraparte precisam ser Representantes legais ou Procuradores) e o tipo de assinatura (Assinatura Eletrônica ou Digital). Após isso é só clicar em Confirmar que a assinatura digital será ativada para o contrato. Lembrando que a diferença entre assinatura Digital e Eletrônica é que na Assinatura Digital é necessário o Certificado Digital.

Após confirmar, o contrato será movido para a fase "Assinatura parte" e um e-mail da Certisign ou da Docusign, será disparado para os assinantes da parte assinarem o contrato e, após assinado, o contrato será movido para a fase "Assinatura contraparte" e um outro e-mail será enviado para os assinantes da contraparte. Após ambos assinarem o contrato, este será automaticamente movido para a etapa "Contrato assinado" dentro do fluxo.

Clicando no nome do contrato, você também pode ver algumas informações extras, como o tempo que o contrato ficou em cada fase, o arquivo mais recente do contrato, quando ele foi assinado por cada parte, o endereço e empresas associadas da contraparte e muito mais.

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